Sposoby ustawienia stołów w sali konferencyjnej
Odpowiednie rozmieszczenie mebli wpływa na komfort uczestników, widoczność prezentacji oraz swobodę prowadzenia spotkania. Innego układu wymaga rozmowa zarządu, innego szkolenie, a jeszcze innego konferencja dla kilkudziesięciu osób. Dlatego przed wyborem stołów warto określić liczbę uczestników, charakter spotkań i sposób korzystania z wyposażenia multimedialnego.
Najpopularniejsze sposoby ustawienia stołów konferencyjnych to klasyczny układ z jednym dużym stołem, podkowa, układ szkolny, wyspy oraz zamknięty prostokąt. Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety, ale wymaga odpowiedniej powierzchni i dobrego zaplanowania przejść.
Jakie są rodzaje ustawień sal konferencyjnych?
To, jakie są rodzaje ustawień sal konferencyjnych, zależy przede wszystkim od funkcji pomieszczenia. Niektóre układy sprzyjają rozmowie i podejmowaniu decyzji, inne pozwalają wygodnie sporządzać notatki, a jeszcze inne umożliwiają przyjęcie dużej liczby osób.
Klasyczne ustawienie z jednym stołem konferencyjnym
To najczęściej stosowane rozwiązanie w salach zarządu, gabinetach, kancelariach i biurach. W centrum pomieszczenia znajduje się jeden duży stół prostokątny, owalny lub w kształcie łódki, a uczestnicy siedzą po jego obu stronach oraz przy krótszych krawędziach.
Takie ustawienie:
- ułatwia bezpośrednią rozmowę,
- zapewnia każdemu uczestnikowi miejsce przy blacie,
- dobrze sprawdza się podczas negocjacji i spotkań zespołu,
- umożliwia zamontowanie mediaportów i wygodne podłączenie urządzeń,
- pozwala zachować reprezentacyjny charakter pomieszczenia.
W salach dla kilku lub kilkunastu osób można zastosować stół wykonany z jednego blatu albo z kilku połączonych segmentów. Konstrukcja powinna być stabilna, a rozmieszczenie nóg nie może ograniczać miejsca na krzesła.
Stół prostokątny najlepiej wykorzystuje dostępną powierzchnię i ułatwia ustawienie większej liczby krzeseł. Model owalny lub w kształcie łódki wygląda lżej, poprawia kontakt wzrokowy i ogranicza problem ostrych narożników.
Ustawienie stołów w podkowę, czyli w literę U
W tym układzie stoły tworzą trzy boki prostokąta. Otwarta część jest skierowana w stronę prowadzącego, ekranu lub tablicy. Uczestnicy siedzą zwykle po zewnętrznej stronie podkowy, dzięki czemu dobrze widzą zarówno prezentację, jak i pozostałe osoby.
Układ w literę U dobrze sprawdza się podczas:
- szkoleń i warsztatów,
- prezentacji połączonych z dyskusją,
- spotkań z prowadzącym,
- obrad, podczas których wykorzystywany jest ekran,
- zajęć wymagających częstego kontaktu z uczestnikami.
Zaletą podkowy jest dobra widoczność prezentacji oraz możliwość swobodnego poruszania się prowadzącego. Trzeba jednak pamiętać, że takie ustawienie zajmuje stosunkowo dużo miejsca. W większych salach wolną przestrzeń wewnątrz podkowy można wykorzystać do prowadzenia ćwiczeń lub prezentowania produktów.
Do takiego układu dobrze pasują stoły seminaryjne, lekkie stoły szkoleniowe albo proste biurka, które można zestawiać w dłuższe ciągi, na przykład:
Ustawienie szkolne
W ustawieniu szkolnym wąskie stoły rozmieszcza się w kilku rzędach skierowanych w stronę ekranu, tablicy lub mównicy. Uczestnicy siedzą tylko po jednej stronie blatów, dlatego cały układ jest czytelny i dobrze podporządkowany prezentacji.
Jest to odpowiedni układ dla:
- szkoleń,
- kursów,
- konferencji,
- wykładów,
- prezentacji wymagających robienia notatek,
- spotkań, podczas których uczestnicy korzystają z laptopów.
Układ szkolny pozwala pomieścić więcej osób niż klasyczne ustawienie przy jednym dużym stole. Zapewnia również każdemu uczestnikowi własny fragment blatu. Jego wadą jest ograniczony kontakt pomiędzy osobami siedzącymi w różnych rzędach. Należy też zachować odpowiednio szerokie przejścia, aby uczestnicy mogli wygodnie zajmować miejsca.
Ustawienie wyspowe
W większej sali można stworzyć kilka oddzielnych stanowisk, z których każde składa się z jednego stołu i grupy krzeseł. Najczęściej przy jednej wyspie siada od czterech do ośmiu osób. Taki układ dobrze sprawdza się wtedy, gdy uczestnicy mają ze sobą współpracować, a nie tylko słuchać prowadzącego.
Ustawienie wyspowe jest szczególnie przydatne podczas:
- pracy w grupach,
- warsztatów,
- spotkań integracyjnych,
- zajęć projektowych,
- burzy mózgów,
- szkoleń wymagających wykonywania wspólnych zadań.
Stoły mogą być prostokątne, kwadratowe albo okrągłe. Modele okrągłe ułatwiają rozmowę, ponieważ żadna osoba nie zajmuje wyraźnie uprzywilejowanej pozycji. Stoły prostokątne są natomiast łatwiejsze do łączenia i przestawiania, dlatego lepiej sprawdzają się w salach, które często zmieniają układ.
Do ustawienia wyspowego można wykorzystać na przykład:
Zamknięty prostokąt lub kwadrat
W tym wariancie stoły ustawia się tak, aby tworzyły zamkniętą ramę. W środku pozostaje wolna przestrzeń, a uczestnicy siedzą po zewnętrznej stronie. To rozwiązanie jest bardziej formalne i dobrze sprawdza się tam, gdzie ważna jest widoczność większości uczestników.
Takie ustawienie może być stosowane podczas obrad większych zespołów, spotkań przedstawicieli kilku firm i formalnych konferencji. Każdy uczestnik ma dostęp do blatu i może dobrze widzieć większość pozostałych osób.
Zamknięty prostokąt wymaga jednak dużej sali. Przy zbyt małych wymiarach pomieszczenia przejście za krzesłami staje się niewygodne, a osoby siedzące po przeciwnych stronach są od siebie nadmiernie oddalone.
Do takiego ustawienia można użyć między innymi:
Ustawienie teatralne
W układzie teatralnym nie stosuje się stołów. Krzesła ustawione są w rzędach i skierowane w stronę sceny, ekranu lub osoby prowadzącej. Warto uwzględnić ten wariant, gdy omawiamy, jakie są ustawienia sali konferencyjnej, ponieważ pozwala on przyjąć największą liczbę uczestników.
Układ teatralny sprawdzi się podczas wykładów, wystąpień i prezentacji, w których publiczność przede wszystkim słucha prowadzącego. Nie będzie natomiast wygodny, jeśli uczestnicy mają korzystać z laptopów, przeglądać dokumenty lub wykonywać pisemne zadania.
Jakie są zasady ustawiania stołów?
Nie istnieje jeden uniwersalny układ odpowiedni do każdego pomieszczenia. Można jednak wskazać kilka zasad, które pomagają stworzyć wygodną i funkcjonalną salę. To właśnie one powinny decydować o wyborze ustawienia, a nie tylko liczba krzeseł, które teoretycznie da się zmieścić w pomieszczeniu.
Dopasuj ustawienie do charakteru spotkań
Pierwszym krokiem jest określenie, w jaki sposób sala będzie najczęściej wykorzystywana. Do spotkań zarządu i rozmów z klientami odpowiedni będzie jeden duży stół. Podczas szkoleń lepiej sprawdzi się podkowa lub układ szkolny, a do pracy zespołowej kilka niezależnych wysp.
Jeżeli pomieszczenie pełni różne funkcje, warto wybrać mniejsze stoły modułowe. Można je łączyć w większe zestawy lub rozdzielać zależnie od aktualnych potrzeb.
Zapewnij odpowiednią szerokość miejsca dla jednej osoby
Przy planowaniu klasycznego stołu konferencyjnego warto przeznaczyć około 70-80 cm długości krawędzi blatu na jedną osobę. Szerokość wynosząca około 60 cm może wystarczyć podczas krótkiego spotkania, ale nie zapewni takiej samej swobody korzystania z laptopa, dokumentów i podłokietników krzesła.
Większa ilość miejsca jest szczególnie ważna w reprezentacyjnych salach zarządu oraz pomieszczeniach przeznaczonych do długich spotkań.
Zachowaj miejsce za krzesłami
Sam stół i krzesła nie mogą wypełniać całej sali. Od krawędzi blatu do ściany lub najbliższego mebla warto pozostawić około 90 cm, jeśli za siedzącymi osobami nie będzie przejścia.
Jeżeli uczestnicy mają swobodnie przechodzić za zajętymi krzesłami, lepiej zaplanować około 120 cm. Przy intensywnie wykorzystywanym lub dwukierunkowym ciągu komunikacyjnym potrzebna może być jeszcze większa przestrzeń.
Należy również uwzględnić drzwi, szafy, komody oraz sposób otwierania ich frontów. Miejsce, które wygląda na wystarczające w pustej sali, może okazać się zbyt małe po odsunięciu krzeseł.
Zadbaj o widoczność ekranu
Każdy uczestnik powinien widzieć ekran, tablicę lub osobę prowadzącą bez konieczności ciągłego odwracania się. Przy klasycznym układzie ekran zazwyczaj umieszcza się na jednej z krótszych ścian. W takim przypadku warto rozważyć stół w kształcie łódki, którego forma poprawia widoczność z miejsc znajdujących się bliżej końców blatu.
W ustawieniu szkolnym, teatralnym i w podkowę wszystkie miejsca powinny być skierowane w stronę prezentacji. Trzeba przy tym sprawdzić, czy obrazu nie zasłaniają kolumny, wysokie meble albo inni uczestnicy.
Zaplanuj dostęp do prądu i multimediów
Laptopy, monitory, projektory i systemy do wideokonferencji wymagają odpowiednio rozmieszczonych przyłączy. W przypadku dużego stołu dobrym rozwiązaniem są mediaporty zamontowane w blacie. Przewody mogą zostać poprowadzone pod stołem w sposób, który nie utrudnia poruszania się po sali.
Przy układzie szkolnym lub wyspowym potrzeba większej liczby punktów zasilania. Przewody nie powinny przebiegać przez główne przejścia, ponieważ stwarzają ryzyko potknięcia i utrudniają zmianę ustawienia sali.
Nie blokuj przejść i wyjść
Stoły nie mogą utrudniać otwierania drzwi ani dostępu do wyjść. Główne ciągi komunikacyjne powinny pozostawać czytelne również wtedy, gdy wszystkie krzesła są zajęte i odsunięte od blatów.
Planując liczbę miejsc, trzeba uwzględnić nie tylko komfort, lecz także wymagania dotyczące bezpieczeństwa, dostępności i ewakuacji obowiązujące w konkretnym obiekcie.
Ile metrów na osobę w sali konferencyjnej?
Na pytanie, ile metrów na osobę w sali konferencyjnej trzeba przewidzieć, nie ma jednej odpowiedzi. Zapotrzebowanie na powierzchnię zależy od układu, wielkości mebli, szerokości przejść oraz dodatkowego wyposażenia.
Podczas wstępnego planowania można przyjąć orientacyjne wartości:
| Ustawienie sali | Orientacyjna powierzchnia na osobę |
| Teatralne, bez stołów | około 0,8-1,2 m² |
| Szkolne | około 1,3-1,8 m² |
| Wyspowe | około 1,5-2,2 m² |
| Jeden stół konferencyjny | około 1,8-2,4 m² |
| Podkowa | około 2-3 m² |
Są to wartości pomocnicze, przydatne do wstępnego oszacowania wielkości pomieszczenia. Nie zastępują jednak dokładnego projektu ani wymagań technicznych i przeciwpożarowych dotyczących konkretnego budynku.
Przykładowo sala dla 10 osób z dużym stołem konferencyjnym powinna mieć zwykle około 18-24 m². W mniejszym pomieszczeniu również można ustawić dziesięć krzeseł, ale przejścia mogą być wąskie, a odsuwanie krzeseł niewygodne. Jeśli w sali znajdą się dodatkowo szafy, ekran, sprzęt do wideokonferencji lub strefa kawowa, potrzebna będzie większa powierzchnia.
Najdokładniejszą metodą jest rozrysowanie stołu w rzeczywistych wymiarach, dodanie odsuniętych krzeseł oraz wyznaczenie przejść. Dzięki temu można ocenić nie tylko liczbę miejsc, ale również rzeczywistą funkcjonalność sali.
Jak wybrać najlepsze ustawienie stołów?
Przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć na kilka pytań:
- Ile osób będzie na co dzień korzystać z sali?
- Czy spotkania będą miały charakter dyskusji, szkolenia czy prezentacji?
- Czy uczestnicy potrzebują miejsca na laptopy i dokumenty?
- Czy ustawienie będzie często zmieniane?
- Gdzie znajduje się ekran i sprzęt do wideokonferencji?
- Czy za krzesłami pozostanie wygodne przejście?
- Czy w blatach potrzebne są mediaporty?
- Czy sala ma również pełnić funkcję reprezentacyjną?
Do stałej sali spotkań najczęściej wybierany jest jeden solidny stół konferencyjny. Jeśli pomieszczenie ma być regularnie przekształcane, praktyczniejsze mogą być lżejsze stoły modułowe lub modele składane i wyposażone w kółka.
Najlepszy układ stołów zależy od funkcji sali
Najbardziej uniwersalnym rozwiązaniem pozostaje klasyczne ustawienie z jednym prostokątnym lub owalnym stołem. Sprzyja ono rozmowie, zapewnia wygodny dostęp do blatu i dobrze prezentuje się podczas spotkań z klientami. Podkowa sprawdza się na szkoleniach, układ szkolny podczas wykładów, a wyspy podczas pracy zespołowej.
Wybierając sposób ustawienia stołu konferencyjnego, należy brać pod uwagę nie tylko liczbę krzeseł, lecz także miejsce potrzebne do ich odsuwania, szerokość przejść, widoczność ekranu i dostęp do zasilania. Dobrze zaplanowana sala konferencyjna jest wygodna zarówno dla uczestników, jak i osoby prowadzącej, a jej wyposażenie można wykorzystać bez niepotrzebnych ograniczeń.
